1-3｜オンライン秘書の「仕事の流れ」

PROGRAM. 01｜オンライン秘書の基礎編

STEP1：ヒアリング・契約準備

問い合わせ・打ち合わせ

• クライアントとオンライン面談（Zoomなど）
• 業務内容・目的・ツール・希望の進め方を確認

契約条件の確認

• 作業範囲（どこまでやるか・やらないか）
• 稼働時間（週何時間、1日何時間）
• 料金・支払い方法

契約書・秘密保持契約（NDA）締結

機密情報を扱うため必須

STEP2：業務環境・ツール準備

• 共有アカウントや権限の付与
  （例：Google Workspace、Dropbox、Slack、Chatwork）
• 業務マニュアル・資料の受領
• テスト作業や操作確認

STEP3：タスクの依頼・受領

クライアントから依頼が届く

• チャット・メール・タスク管理ツール（Trello, Notion等）
• 緊急度・期限・手順を確認

内容の理解

• 不明点はすぐ質問
• 必要なら確認用にメモを共有

STEP4：タスク遂行

• 実務作業（スケジュール調整、資料作成、メール返信など）
• 作業状況の逐次報告
• 中間報告や進捗共有が重要

STEP5：納品・報告

• 完了報告・成果物の提出
• 次に進めることや改善提案
• クライアントからのフィードバックをもらう

STEP6：定期フォロー・振り返り

• 月次ミーティングや進捗レビュー
• より効率的な方法を相談
• 必要に応じ契約内容を更新

具体例：一連の流れイメージ

たとえば「スケジュール調整＋メール対応＋経費精算」を任された場合

①月曜日

• 「今週の予定表を更新しておきます」
• クライアントへ確認依頼

②火曜日

• 取引先と打ち合わせ日時を調整
• メールでお礼と日程確認を送信
• 経費レシートのデータをまとめる

③水曜日

• 完了報告を送る
• 「ほかに必要なことがあれば教えてください」と一言添える

④月末

• 月次レポートを提出（作業内容・稼働時間）
• 翌月の進め方を相談

ポイント

• 「報告・連絡・相談」を小まめにする
• 不明点を放置しない
• 一貫性のある丁寧な対応が信頼を築く