1-4｜オンライン秘書のセルフマネジメント術（時間管理・タスク管理）

PROGRAM. 01｜オンライン秘書の基礎編

時間管理のポイント

「時間の見える化」と「区切り」を徹底するようにしましょう。

① 毎日の稼働スケジュールを決める

例えば

• 9:00〜2:00：メインクライアント対応
• 13:00〜15:00：他タスク

② ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックとは、勉強や仕事にタイマーを活用した時間管理法の一つ。 一般的には「25分作業、5分休憩」のように30分の1セットを、1ポモドーロとよび、それを繰り返しながら勉強や作業をして毎日の目標達成を目指す時間管理テクニックで、集中力を持続させる定番メソッドです。

③ タイムトラッキングツールを活用

• Toggl / Clockify / RescueTime
• 作業時間を計測し、報告書作成も簡単に

④ 朝の「今日やること確認」ルーティン

• 優先順位を整理し、前日の残タスクを引き継ぐ
• チャットワークなどで「本日の予定」を共有する

⑤ 締め切りを守るため「前倒し完了」を目指す

余裕を持ったスケジュール管理

タスク管理のポイント

「全タスクを1箇所にまとめる」＋「優先順位をつける」

① タスク管理ツールを使う

• Trello：視覚的に進捗が見える
• Asana：複数案件を俯瞰できる
• Todoist：シンプルにタスク管理
• Notion：オールインワンで管理

② タスクを細分化する

「ブログ更新」→

• 記事執筆
• 画像作成
• 入稿
• SNS投稿

細かくすることで進捗感が出る

③ 締め切りと見積もり時間をセット

タスクに「期限」「所要時間」を必ず入力

例：「クライアントA請求書作成（30分）」

 ④ 緊急度・重要度で振り分け

• 重要・緊急→最優先で対応
• 重要・非緊急→計画的に対応
• 緊急・非重要→手短に対応or依頼
• 非緊急・非重要→後回しor削除

⑤ 毎日の振り返り

「何が進んだか」「遅れがないか」

➡翌日の計画に反映

セルフマネジメントマインド

「完璧主義を手放す」

完璧を目指しすぎず、まず提出・共有

「休む時間も予定に入れる」

リフレッシュが生産性を高める

「優先度を常に確認」

すべてのタスクは同じ重みではない

実践例：1日の流れ

朝

1. タスク確認（10分）
2. クライアントへの「本日の予定」送信
3. 緊急対応チェック

午前

優先タスク処理（ポモドーロ2セット）

昼

• 休憩
• メール返信

午後

• 定型業務・ルーチンタスク
• 進捗共有

夕方

• タスク整理・翌日の準備
• 日報送付

便利なツール例

時間管理

• Toggl
• Clockify

タスク管理

• Trello
• Asana
• Notion

集中タイマー

• Focus To-Do
• Pomofocus