1-1｜オンライン秘書に「求められるマインド」と「コミュニケーションスキル」– PROGRAM. 01｜オンライン秘書の基礎編 –

PROGRAM. 01｜オンライン秘書の基礎編

求められるマインド

1. 自律性・主体性

• 指示を待つだけでなく、自分から「先回り」して考える
• 不明点は自分で調べる、質問する
• タスクの優先順位を整理できる

2. 誠実さ・責任感

• 期限を守る
• ミスがあれば早めに報告・対応する
• クライアントの機密情報を厳守する

3. 柔軟性・変化への適応

• クライアントによって進め方やツールが違う
• 業務内容が変わることを前向きに受け止める

4. 丁寧さ・気配り

• 小さな確認・一言のお礼を忘れない
• 相手がわかりやすい説明・整理を心がける

5. 学習意欲

• 新しいツールや知識を積極的に取り入れる
• 業務改善に興味を持つ

コミュニケーションスキル

1. 報連相（報告・連絡・相談）

• 作業の進捗や完了をタイムリーに伝える
• 判断に迷うときはすぐ相談する
• 小さなことでもこまめに連絡する

2. わかりやすい文章力

• 長文を避け、簡潔にまとめる
• 箇条書きや見出しを使い、視覚的に整理
• 依頼内容の確認や復唱をする

3. 傾聴力

• 相手の意図や本音を正しく理解する
• 先入観で決めつけず、まず受け止める

4. 相手に合わせる配慮

• カジュアルなトーン／ビジネスライクなどクライアントの雰囲気に合わせる
• 連絡頻度やツールの使い方を相手の希望に合わせる

5. ポジティブな対応

• トラブルがあっても落ち着いて冷静に
• 前向きな言葉を使う
  （例：「できません」→「こういう方法なら可能です」）

こんな言動が信頼につながる

• 「完了しました。次に必要なことがあれば教えてください！」
• 「念のため確認させてください。」
• 「お忙しい中ありがとうございます。」
• 「こうしたほうが効率的かと思いましたが、いかがでしょうか？」
•  「不明点がありましたので整理してお送りします。」